NGUYÊN TẮC KÝ NHÁY (KÝ TẮT), KÝ CHÍNH THỨC

Hiện nay, việc ký nháy (hay còn gọi là ký tắt) trên các văn bản khi ban hành không chỉ được cơ quan Nhà nước áp dụng mà tại nhiều doanh nghiệp, cá nhân cũng sử dụng chữ ký nháy. Vậy Bạn đã hiểu rõ thế nào là ký nháy (ký tắt) ký chính thức chưa? Và giá trị pháp lý của từng loại chữ ký này là gì? Trong bài viết này, Luật Số 1 sẽ cung cấp cho các bạn các nguyên tắc cơ bản khi sử dụng ký nháy (ký tắc), ký chính thức.

1️. Ký nháy (Ký tắt)

Trong các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể khái niệm “ký tắt”, “ký nháy” cũng như cách sử dụng của loại chữ ký này. Tuy nhiên, trong Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, Ký nháy được hiểu là người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường, chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

Có 3 loại chữ ký nháy:

☑️ Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai.

☑️ Chữ ký nháy ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản nhằm chốt nội dung của văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.

☑️ Chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

 

* ️Giá trị pháp lý của chữ ký nháy:

Chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy. Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

*Một số ví dụ về các văn bản cần có chữ ký nháy

Với bất cứ văn bản hành chính nào được soạn thảo bởi các cơ quan hành chính nhà nước đều phải có chữ ký nháy, kể cả các văn bản quy phạm pháp luật hoặc những văn bản lưu hành nội bộ của một cơ quan, tổ chức cũng bắt buộc phải có chữ ký nháy.

Ví dụ: Công văn, Quyết định, Các văn bản luật, Thông báo,…

Đối với khối doanh nghiệp tư nhân hoặc các tổ chức, cơ quan không phải cơ quan hành chính nhà nước, không bắt buộc tất cả các văn bản phải có chữ ký nháy. Nhưng cũng có một số văn bản mà người soạn thảo văn bản cũng như những người cùng tham gia ký văn bản cần có chữ ký nháy tại cuối mỗi trang của văn bản.

Ví dụ: Hợp đồng có nhiều trang, Các văn bản công văn, thông báo của doanh nghiệp có nhiều trang và người soạn thảo văn bản không phải là người có thẩm quyền ký văn bản đó.

2️. Ký chính thức

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký. Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc có một số trường hợp thì không nhất thiết phải đóng dấu theo quy định của từng cơ quan ban hành văn bản đó.

Chữ ký chính thức được ghi cụ thể họ và tên người ký, nếu có đóng dấu thì được đóng dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.